Ȋncepând cu 01 Ianuarie 2024 intră în vigoare folosirea generalizată a sistemului e-Factura. Astfel, dacă în prezent acest sistem este obligatoriu pe relaţia B2G şi pentru produsele cu risc fiscal ridicat, de la 1 Ianuarie 2024 acest sistem se aplică obligatoriu pe relaţia B2B. Ȋn acest sens, toţi operatorii economici din România (indiferent dacă sunt sau nu înregistraţi în scopuri de TVA) şi operatorii economici nestabiliţi în România dar înregistraţi în scopuri de TVA, vor trebui să transmită facturile emise pentru operaţiuni B2B în sistemul RO e-Factura pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România.

Nu se transmit în sistemul e-Factura facturile pentru următoarele tipuri de tranzacţii:  

• livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene de către furnizor sau de altă persoană în contul său;
• livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene de către cumpărătorul care nu este stabilit în România sau de altă persoană în contul său, cu excepţia bunurilor transportate de cumpărătorul însuşi şi care sunt folosite la echiparea ori alimentarea ambarcaţiunilor şi a avioanelor de agrement sau a oricărui alt mijloc de transport de uz privat;
• livrările intracomunitare de bunuri.

Pe 12 Decembrie 2023, ANAF a publicat şi un ghid oficial cu informaţii referitoare la folosirea sistemului e-Factura.

Factura electronică este un document în format XML care respectă o structură specifică impusă de legislaţie. Acest format asigură că toate facturile electronice au un conţinut standard, minimal, aşa cum este prevăzut de lege  (art. 319 alin. 20 din Codul Fiscal).

Pentru îndeplinirea obligaţiilor privind e-Factura este nevoie de o aplicaţie care să genereze factura în formatul standard .XML pentru a putea fi validat de ANAF. Ȋn acest sens, programul de facturare trebuie adaptat astfel încât să permită generarea facturii în format .XML.

Deşi factura electronică şi factura în format PDF pot conţine aceleaşi informaţii, modul lor de transmitere şi formatul sunt diferite. Factura în format PDF, cum ar fi cele emise prin intermediul unui software de facturare şi trimise prin e-mail, nu este echivalentă cu factura electronica în sensul RO e-Factura.

Ȋntre 1 Ianuarie şi 30 Iunie 2024, legislaţia românească cere ca facturile să fie emise în ambele formate: XML pentru Sistemul RO e-Factura şi, în paralel, pe hârtie sau în format PDF, pentru clienţi. Aceasta reprezintă o perioadă de tranziţie pentru ca toate părţile implicate să se adapteze la noul sistem.

Ȋncepând cu 1 Iulie 2024, doar factura electronică în format .XML va fi recunoscută ca fiind factura oficială în sens fiscal. Acest lucru înseamnă că facturile în format PDF sau pe hârtie nu vor mai fi considerate valide în scopuri fiscale.

Transmiterea facturilor electronice în sistemul e-Factura se poate face în două feluri:

• Prin Spaţiul Privat Virtual (SPV): facturile electronice sunt încărcate în SPV, în baza unui certificat digital calificat aprobat de ANAF. Dacă structura .XML este corectă şi respectă standardele impuse, factura este sigilată electronic (semnată) de către Ministerul Finanţelor şi apoi transmisă destinatarului. Dacă sunt identificate erori în structura facturii, emitentul primeşte un mesaj cu detaliile erorilor. Emitentul trebuie să corecteze aceste erori şi să retransmită factura corectată.
• Tehnica API (Application Programming Interface) este o aplicaţie informatică care permite integrarea sistemului de facturare al emitentului direct cu sistemul RO e-Factura. Prin acest mod, facturile pot fi transmise automat în sistem direct din software-ul de facturare, fără a fi nevoie de încărcare manuală în SPV. Aceasta simplifică procesul, economiseşte timp şi reduce riscul de erori umane.

Sancţiuni:

• Facturile trebuie transmise în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere. Nerespectarea obligaţiei de transmitere poate atrage amenzi cuprinse între 1.000 şi 10.000 lei, în funcţie de categoria contribuabilului.
• Ȋntre 1 Ianuarie şi 31 Martie 2024, nu se vor aplica sancţiuni.
• Ȋncepând cu data de 1 Iulie 2024, emitenţii facturilor electronice au obligaţia transmiterii acestora către destinatari utilizând numai sistemul e-Factura, orice altă formă de transmitere a acestui document nefiind luat în calcul la un eventual control fiscal. Primirea şi înregistrarea de către destinatarul, persoana impozabilă stabilită în România, a unei facturi emise de operatori economici stabiliţi în România, în relaţia B2B, fără respectarea obligaţiei de transmitere în sistemul e-Factura, constituie contravenţie şi se sancţionează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Pentru accesarea Spaţiului Privat Virtual veţi avea nevoie de un certificat digital calificat care poate fi obţinut pe numele reprezentantului legal, a reprezentantului desemnat sau pe numele unui împuternicit al societăţii solicitante. Ȋn acest scop se contractează un furnizor specializat (Certsign, Digisign) şi se parcurg paşii necesari obţinerii certificatului digital calificat. La final, furnizorul vă va trimite un document de confirmare, document necesar pentru înregistrarea certificatului digital la ANAF care va aproba accesarea Spaţiului Privat Virtual al societăţii.

De menţionat, că persoanele nerezidente pot obţine certificatul digital calificat numai în baza unui NIF.

Dacă aveţi întrebări vă rugăm să nu ezitaţi să ne contactaţi la adresa Nicoleta.Vrăjescu@nexia-abs.com.